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LUMAVI · Mapa de la oficina

¿A dónde voy?

Cuando alguien llama, escribe o llega, o cuando tienes algo que mandar, este mapa te dice a dónde ir y qué hacer.

🏠 Portal lumavipr.com/interno
★

Lo nuevo en Lumova

Noviembre 2026. Con esto ya no tienes que esperar por Lumi.

💳Cobrarle al cliente

DóndeAbre el caso → Resumen → tarjeta del cliente → 💳 Cobrar Paso… → Sí, mandarla.
GuíaMira el dibujo paso a paso ↓

📣Contarle al cliente cómo va

DóndeAbre el caso → pestaña Portal → Avisar al cliente. Cambia el resumen si quieres.
DespuésLumi o Nilsa lo aprueban y le llega al cliente.

✏️El cliente cambió su teléfono o correo

DóndeAbre el caso → Resumen → tarjeta del cliente → Editar. Ahí también va un segundo contacto (la hermana, el hijo).

✉️Un cliente escribió un correo

DóndeConversaciones → pestaña casos@. Léelo y contesta desde ahí. No entres a Gmail.

📝Anotar una llamada o un WhatsApp

DóndeAbre el caso → pestaña Notas e historial → + Nota. Si te equivocas, la corriges en 15 minutos.

📘¿Qué paso sigue en un caso de herencia?

DóndeSOP de los casos. Lo lee todo el equipo; lo cambia Lumi.
1

Alguien se comunica

Siempre empieza aquí. Primero averigua si ya lo tenemos.

Una persona se comunica
📞 Llama💬 WhatsApp✉️ Email🚶 Llega en persona
¿Te habla de su caso de consulta?Herencia, papeles, título, su cita pagada

¿Llegó por correo a casos@? Lo ves y lo contestas en Conversaciones → casos@.

Después, busca abajo lo que pide la persona ↓

2

¿Qué pide?

Qué escoger en ¿Por qué llamó? y qué enlace enviarle.

🏠Quiere vender su casa

AnotaCaptura → Vender propiedad
Envíalumavipr.com/aplica

📜Heredó una casa o tiene problemas de papeles

AnotaCaptura → Herencia o Consulta
Envíalumavipr.com/consultas

La persona escoge y paga su cita sola. No le hagas la cita tú.

📎Cliente de consulta quiere mandar documentos

DileQue use el enlace para subir documentos que le llegó con su cita.
AnotaUna nota en su caso, en Casos de Consulta.

No le pidas documentos por email ni por WhatsApp.

🔑Quiere alquilar

AnotaCaptura → Rentar
Envíalumavipr.com/aplica

🏡Quiere comprar una casa

AnotaCaptura → Comprar o Compra directa
Envíalumavipr.com/casas
Olumavipr.com/aplica

En /casas salen las casas en venta. «Me interesa» entra solo como lead.

👀Vive fuera y quiere que le vean su casa

AnotaCaptura → Ojos en la Isla
Envíalumavipr.com/ojos

💼Quiere invertir

AnotaCaptura → Invertir
Envíalumavipr.com/aplica-inversionista

🛠️Contratista que busca trabajo

AnotaCaptura → Contratista
Envíalumavipr.com/contratistas

🧑‍💼Busca empleo en la oficina

AnotaCaptura → Empleo
Envíalumavipr.com/empleos

🔧Cliente actual o inquilino con un problema

AnotaCaptura → Cliente actual o Mantenimiento
HazNueva tarea para la persona a quien le toca.

⚠️Tiene una queja

AnotaCaptura → Queja, con sus palabras.
HazAvísale a gerencia el mismo día.

No prometas nada ni discutas. Escucha y anota.

💳Quiere pagar (consulta u Ojos en la Isla)Nuevo

Envíalumavipr.com/consultas
Olumavipr.com/ojos
Caso¿Es el pago de un paso de su caso? Usa 💳 Cobrar en el caso.

Los enlaces viejos de PlacetoPay ya no se usan.

☎️Llama y no puede pagar en la webNuevo

LeeEn la Wiki: «Cobrar por teléfono con Stripe».

Nunca escribas el número de la tarjeta en ningún sitio.

📣Quiere saber cómo va su casoNuevo

HazAbre su caso → pestaña Portal → Avisar al cliente. Lumi o Nilsa lo aprueban.
DileQue lo puede ver en su portal: lumavipr.com/cliente

✏️Cambió su teléfono o correo, o quiere añadir a un familiarNuevo

HazAbre su caso → Resumen → tarjeta del cliente → Editar. El familiar va en Segundo contacto.

El segundo contacto no entra al portal. Eso se invita aparte.

🏘️Inquilino quiere reportar su rentaNuevo

Envíalumavipr.com/inquilino
DespuésEl pago te sale en Inquilinos → Pagos por confirmar.

↩️Pide un reembolso o nuestras políticasNuevo

Envíalumavipr.com/reembolsos
HazAnota la petición en su caso. Lumi o Nilsa contestan. Tú no prometas nada.

❓Otra cosa, o no sabes

AnotaCaptura → Otro, con lo que dijo.
BuscaEl guion en Manual de Intake mientras hablas.
3

Trabajo de la oficina

Lo que haces tú, sin que nadie llame.

✅¿Qué me toca hoy?

Ve aLo tuyo en el inicio del portal, o Tareas.

➕Hay que darle trabajo a alguien

Ve aNueva tarea. Escoge a quién le toca y para cuándo.

🧾Gasté dinero de mi bolsillo

Ve aReembolso de Gastos, con la foto del recibo. El correo va a Finanzas.

💵Quiero cobrar mi trabajo

Ve aCobrar mi Trabajo. Una línea por cada cosa que hiciste: fecha, qué fue y horas. Nunca todo junto.

📏Voy a una casa a medir para una cotización

Ve aInspección para Cotizar. Mide y toma las fotos de cada trabajo. Tú no pones precios: la oficina cotiza.

💳Cobrarle un paso del caso al clienteNuevo

Ve aEl caso → Resumen → 💳 Cobrar Paso…. Tú no ves el monto. Dibujo paso a paso ↓

✅¿Ya pagó el cliente?Nuevo

MiraLa columna Estado de Pago, no «Estado». «📤 Enviada» al lado de «✅ Pagado» = ya pagó.

🏘️Un inquilino reportó un pagoNuevo

Ve aInquilinos → Pagos por confirmar. Mira la foto y toca Confirmar o No aceptar con el motivo.

⏰Lumova dice «Tu sesión se venció»

HazPon la hora de tu equipo en automático. Sal y vuelve a entrar en lumova.lumavipr.com.
💳

Cómo cobrarle a un cliente

Sigue los números. Lo rojo es qué hacer si algo sale distinto.

Ocho pasos para cobrar: 1 el caso está aprobado y tiene precio; 2 abre Casos de Consulta y el caso; 3 en Resumen, la tarjeta del cliente, botón Cobrar Paso; 4 lee a qué correo e idioma va; 5 toca Sí, mandarla y, si pregunta qué consulta pagó, no adivines; 6 sale Listo y una línea en Notas e historial; 7 el cliente tiene 7 días; 8 para saber si pagó mira Estado de Pago, no Estado.

Más detalle en la Wiki: «Cómo cobrarle a un cliente desde Lumova».

4

¿Por dónde lo mando?

Antes de mandar algo por WhatsApp, mira aquí.

WhatsApp es para avisar. El sistema es para guardar.

Normal
Al sistemaReporte de Obra, Gastos o un email a Finanzas. Lumi lo revisa en su día.
Urgente
Al sistema + aviso en WhatsAppGuárdalo primero. Después avisa en el grupo del equipo: «Por favor revisa la entrada #__ de hoy».
Muy urgente
Llama a LumiDespués de la llamada, documéntalo. Siempre.

🧾Un suplidor o contratista me dio una cotización

Envíafinanzas.lumavi@gmail.com
AntesSi quieres enseñarla primero, ponla en el grupo de WhatsApp Cotizaciones.
CuándoLumi las aprueba una vez a la semana. ¿Urgente? Avisa por WhatsApp.

🏠Pasó algo en una casa

Ve aReporte de Obra, con fotos: el trabajo de hoy, un problema, materiales, un contratista.
UrgenteAl guardar sale el número de entrada. Toca 💬 Avisar en WhatsApp y escoge el grupo del equipo.

💰Pagué algo para una casa

Ve aReporte de Obra → 💰 Gasto: el monto, qué fue y la foto del recibo. Entra solo a Gastos de esa casa.

Un recibo en el chat no cuenta. Si no está en el sistema, no pasó.

🏢Un gasto de la oficina, no de una casa

Ve aGastos. En Propiedad deja Ninguna (gasto interno). Con la foto del recibo.

📸Fotos de una casa

Ve aEl Reporte de Obra de ese día. Las fotos en el chat se pierden.

¿No te abre Reporte de Obra o Gastos? Tu cuenta no los tiene. Mándaselo a Gisela o a Noelia para que lo entren el mismo día.

¿Por qué documentamos todo?

  1. Para aprender. Cuánto toma cada trabajo y qué puede pasar, para hacerlo mejor la próxima vez.
  2. Porque manejamos dinero de inversionistas. No es nuestro dinero: es de ellos. Cada gasto, cada recibo y cada problema tiene que estar en el sistema.
5

Tres reglas

Todo se anota el mismo día.Si no está en el portal, no pasó.
Nunca pidas documentos ni datos privados por email o WhatsApp.Seguro Social, cuentas de banco, tarjetas.
Si no sabes, pregunta.Es mejor preguntar que adivinar.

Versión 3 de noviembre de 2026 · Si algo en el portal no sale como dice aquí, avísale a Lumi.